Upravni postupak i kancelarijsko poslovanje

1. Nepravilna punomoć za zastupanje koju je punomoćnik predao službenoj osobi koja vodi postupak?

Na pravilnost punomoći službena osoba koja vodi postupak mora paziti tokom cijelog postupka, a nedostaci punomoći se uklanjanju prema postupku za otklanjanje nedostataka u podnescima. Izuzetno, službena osoba koja vodi postupak može dopustiti punomoćniku da i sa neurednom punomoći izvrši hitne radnje u postupku. Koje su to hitne radnje cijeni službena osoba koja vodi postupak, u zavisnosti od okolnosti konrektnog slučaja. Također, službena osoba cijeni šta se smatra neurednom punomoći.

2. Da li punomoć prestaje smrću stranke?

ZUP određuje da punomoć ne prestaje smrću stranke, gubitkom njene procesne sposobnosti ili promjenom njenog zakonskog zastupnika, ali pravni sljednik stranke odnosno njen novi zakonski zastupnik može opozvati raniju punomoć. Dakle, punomoćnik ostaje u tom svojstvu i poslije smrti stranke koja mu je dala punomoć. Isto tako, punomoć ne prestaje ni ako stranka izgubi procesnu sposbnost, ako pravni sljednik stranke odnosno novi zakonski zastupnik ne opozovu punomoć. Punomoć će prestati ako se obustavi postupak zbog smrti stranke, ako to uvjetuje priroda stvari koja je predmet postupka. To će biti slučaj onda kada je upravna stvar koja je predmet postupka vezana isključivo za ličnost stranke - npr. ako se rješava zahtjev za promjenu imena stranke. U takvim slučajevima sa obustavom upravnog postupka, punomoć postaje bezvrijedna, jer punomoćnik nema koga zastupati u obustavljenom postupku.

3. Koji su uslovi za postavljanje privremenog zastupnika?

Ako se radi o hitnom predmetu u kojem se postupak mora provesti, a u tom postupku nije moguće osigurati sudjelovanje stranke, odnosno njenog zakonskog zastupnika, predstavnika ili punomoćnika, organ koji vodi postupak postavit će privremenog zastupnika, i to: a) procesno nesposobnoj stranci koja nema zakonskog zastupnika (a zbog hitnosti predmeta nema mogućnosti da organ starateljstva toj osobi postavi staratelja); b) osobi protiv koje treba poduzeti neku radnju, a čije je boravište nepoznato a ona nema punomoćnika; c) preduzeću, ustanovi ili drugoj pravnoj osobi koja nema zakonskog zastupnika, predstavnika niti punomoćnika; d) svakoj fizičkoj ili pravnoj osobi u slučajevima kada se treba poduzeti neka radnja u postupku koja se ne može odgoditi, a stranku odnosno njenog zakonskog zastupnika ili punomoćnika nije moguće blagovremeno pozvati, odnosno nije moguće osigurati njihov blagovremen dolazak u mjesto gdje treba obaviti određenu radnju postupka.

Za postavljanje privremenog zastupnika bitan uslov je “hitnost predmeta” u kojem se “postupak mora provesti”, a u tom postupku nije moguće osigurati sudjelovanje stranke. Ovi uslovi su kumulativno postavljeni. Ako nisu ispunjeni, organ ne može postaviti stranci privremenog zastupnika, nego je dužan poduzeti sve što je potrebno da se u postupku osigura neposredno sudjelovanje stranke, odnosno njenog zakonskog zastupnika, predstavnika ili punomoćnika. Pod “hitnim predmetom” podrazumjeva se takav upravni predmet koji se odnosi na rješavanje upravne stvari za koju je materijalnim propisom određeno da se mora “hitno” rješavati, kao i upravni predmet za koji sam organ ocijeni da se mora hitno riješiti da bi spriječio nastupanje štetnih posljedica ili da se one zaustave. Pod “postupkom koji se mora provesti” podrazumijeva se odgovarajući ispitni postupak kojeg po službenoj dužnosti mora provesti osoba u cilju utvrđivanja činjenica i okolnosti koje su od značaja za razjašnjenje stvari i (ili) radi davanja strankama mogućnosti da ostvare i zaštite svoja prava i pravne interese. To se naročito odnosi na slučajeve kada se mora održati usmena rasprava. Organ može postaviti privremenog zastupnika i u slučaju potrebe da se preko njega vrši dostava pismena stranci.

4. Određivanje klasifikacijske oznake predmeta i akata

Klasifikacijska oznaka je jedinstvena brojčana oznaka predmeta koja taj predmet označava prema njegovom sadržaju i koja služi za označavanje i grupisanje predmeta po principu da se predmeti iz iste ili slične oblasti svrstavaju u jednu grupu. Prema tome, predmeti i akti se razvrstavaju na klasifikacijske oznake prema sadržini materije koja se u predmetu ili aktu obrađuje. Pravilnikom o kancelarijskom poslovanju u FBiH su klasifikacijske oznake razrađene po materiji i svrstane u odgovarajuće grupe, obilježene dvocifrenim brojevima od 01 do 45.

Razvrstavanje predmeta i akata na klasifikacijske oznake vrši se u odgovarajućim knjigama evidencije, prilikom upisa novoprimljenih predmeta od pošiljatelja (ulazna pošta) odnosno novih predmeta za primatelja (izlazna pošta). Ako se u nekom predmetu ili aktu obrađuje materija koja se odnosi na dvije ili više klasifikacijskih oznaka, razvrstavanje se vrši u onu klasifikacijsku oznaku u koju spada pretežan dio materije.

Prije zavođenja akta u odgovarajuću knjigu evidencije mora se odrediti broj klasifikacione oznake u koju grupu taj akt spada. Određeni broj klasifikacione oznake upisuje se na prvu stranu akta. Ukoliko prilikom obrade predmeta postupajući službenik utvrdi da na aktu nije odgovarajuća klasifikaciona oznaka, odnosno ukoliko se u toku postupka promjeni materija predmeta, zatražiti će od zaposlenika pisarnice promjenu klasifikacione oznake. Ovo traženje postupajući službenik vrši u formi službene zabilješke na omotu predmeta.

5. Određivanje podgrupa za predmete i akte

Organi uprave mogu, ukoliko ocijene da je to nužno radi lakšeg rukovanja i arhiviranja predmeta i akata, u okviru određene klasifikacijske oznake grupe predmeta i akata iz svoje nadležnosti, odrediti podgrupe za iste ili slične predmete i akte koji čine posebnu cjelinu. Podgrupe se određuju tako što se iza broja klasifikacijske oznake dodaje brojčana oznaka u vidu jednocifrenog ili dvocifrenog arapskog broja počev od broja 1, pa 2,3 i dalje kako slijedi. Podgrupe se određuju za predmete i akte koji u okviru klasifikacijske oznake grupe, čine istu vrstu predmeta i akata. Primjera radi, za klasifikacijsku oznaku 08 Sudski predmeti, podgrupe bi mogle biti 08-1 krivični predmeti: 08-2 parnični predmeti; 08-3 vaparnični predmeti itd.

Podgrupe samostalno određuje svaki organ uprave, s tim da se broj podgrupa određuje posebno za svaku klasifikacijsku oznaku, za predmete i akte koji čine samostalnu cjelinu, jer se odnose na iste predmete i akte. Podgrupe se utvrđuje rješenjem o određivanju organizacionih jedinica, odnosno radnih mjesta koja ne pripadaju organizacionim jedinicama ili stalnih radnih tijela kojima se pošta dostavlja u rad, koje donosi rukovodilac organa uprave. Brojčana oznaka podgrupe se, prilikom upisa podataka u odgovarajuću knjigu evidencije ili u prijemni pečat, upisuje u onu rubriku koja je predviđena za brojčanu oznaku klasifikacijske oznake.

6. Faksimil

Faksimil je otisak ili skenirana slika svojeručnog potpisa rukovodioca organa uprave, koji se na službena akta organa uprave stavlja otiskom pečata, odnosno koji se štampa zajedno sa sadržajem koji se potpisuje. Pravo na posjedovanje faksimila ima rukovodilac organa uprave. Rukovodilac organa uprave može koristiti faksimil lično ili može posebnim rješenjem ovlastiti drugo službeno lice za njegovu upotrebu. Ukoliko rukovodilac organa uprave lično koristi faksimil, istovremeno vrši i evidenciju njegove upotrebe. U tom slučaju nije potrebno provoditi proceduru davanja potvrde o pravilnom korištenju faksimila. U ostalim slučajevima faksimil se koristi isključivo za potpisivanje onih akata za čije je potpisivanje rukovodilac organa uprave taksativno ovlastio služeno lice (posebnim rješenjem), i to kada se akt potpisuje u svojstvu rukovodioca organa uprave. Umjesto svojeručnog potpisa se faksimil može koristiti samo u slučajevima kada je propisano da se službeni akti moraju svojeručno potpisati. Za upotrebu faksimila odgovorni su rukovodilac organa uprave i službeno lice koje je ovlašteno za njegovu upotrebu, a čuva ga ga službeno lice koje je ovlašteno za njegovu upotrebu.

Svaka upotreba faksimila od strane ovlaštenog lica se mora evidentirati. Za vođenje ove evidencije zaduženo je službeno lice koje je ovlašteno za upotrebu faksimila, a za praćenje evidencije je zadužen rukovodilac organa uprave. Za potrebe vođenja ove evidencije se uspostavlja Knjiga evidencije upotrebe faksimila, čiji je sastavni dio kopija službenog akta na koji se stavljen faksimil. Kod svake upotrebe faksimila, službeno lice koje je ovlašteno za njegovu upotrebu pored faksimila upisuje i redni broj iz Knjige upotrebe faksimila, a na primjerku akta koji ostaje u organu uprave stavlja i svoj paraf/potpis te napomenu da je na akt stavljen faksimil. Ukoliko se faksimil stavlja na veći broj akata u okviru istog predmeta, onda se upotreba faksimila evidentira u vidu službene zabilješke, koja sadrži broj akata na koje je stavljen faksimil i koju obavezno potpisuje rukovodilac organa uprave. Ukoliko rukovodilac organa uprave lično koristi faksimil, upotreba faksimila se posebno ne evidentira, ali je rukovodilac organa uprave dužan da stavi svoj paraf/potpis na primjerak akta koji ostaje u organu.

Pravilnost upotrebe faksimila rukovodilac organa uprave provjerava namanje jedanput mjesečno, kojom prilikom daje saglasnost na službene akte na koje je stavljen faksimil, što potvrđuje svojim potpisom u Knjizi upotrebe faksimila. U slučaju da rukovodilac organa uprave, prilikom provjere pravilnosti upotrebe faksimila, utvrdi da se isti ne koristi na odgovarajući način ili nije saglasan sa nekim od akata na koje je stavljen faksimil, ukinut će pravo na upotrebu faksimila službenom licu koje je ovlašteno za njegovu upotrebu.

Istovremeno će poništiti i sve akte na koje je stavljen faksimil. Lice ovlašteno za upotrebu pečata organa uprave, prije svake upotrebe tog pečata provjerava da li je faksimil pravilno stavljen na službeni akt. Naročito provjerava da li je uz otisak faksimila stavljen redni broj iz Knjige upotrebe faksimila, odnosno da li se na primjerku akta koji ostaje u organu nalazi paraf/potpis i napomena da je na službeni akt stavljen faksimil. U slučaju da navedene pretpostavke nisu ispunjene, lice ovlašteno za upotrebu pečata organa uprave neće na službeni akt koji sadrži faksimil staviti pečat organa uprave. Istovremeno će navedeni slučaj prijaviti rukovodiocu organa uprave.
Kada je riječ o izradi faksimila, isti se izrađuje na osnovu odluke o izradi faksimila, koju donosi rukovodilac organa uprave. Primjerak ove odluke i otisak faksimila se u roku od 15 dana od dana izrade faksimila dostavljaju Federalnom ministarstvu pravde, odnosno kantonalnom ministarstvu nadležnom za poslove uprave koji vode Knjigu evidencije o izrađenim faksimilima u federalnim organima uprave, odnosno kantonalnim, gradskim i općinskim organima uprave.