Upravni postupak i kancelarijsko poslovanje

1. Nepravilna punomoć za zastupanje koju je punomoćnik predao službenoj osobi koja vodi postupak?

Na pravilnost punomoći službena osoba koja vodi postupak mora paziti tokom cijelog postupka, a nedostaci punomoći se uklanjanju prema postupku za otklanjanje nedostataka u podnescima. Izuzetno, službena osoba koja vodi postupak može dopustiti punomoćniku da i sa neurednom punomoći izvrši hitne radnje u postupku. Koje su to hitne radnje cijeni službena osoba koja vodi postupak, u zavisnosti od okolnosti konrektnog slučaja. Također, službena osoba cijeni šta se smatra neurednom punomoći.

2. Da li punomoć prestaje smrću stranke?

ZUP određuje da punomoć ne prestaje smrću stranke, gubitkom njene procesne sposobnosti ili promjenom njenog zakonskog zastupnika, ali pravni sljednik stranke odnosno njen novi zakonski zastupnik može opozvati raniju punomoć. Dakle, punomoćnik ostaje u tom svojstvu i poslije smrti stranke koja mu je dala punomoć. Isto tako, punomoć ne prestaje ni ako stranka izgubi procesnu sposbnost, ako pravni sljednik stranke odnosno novi zakonski zastupnik ne opozovu punomoć. Punomoć će prestati ako se obustavi postupak zbog smrti stranke, ako to uvjetuje priroda stvari koja je predmet postupka. To će biti slučaj onda kada je upravna stvar koja je predmet postupka vezana isključivo za ličnost stranke - npr. ako se rješava zahtjev za promjenu imena stranke. U takvim slučajevima sa obustavom upravnog postupka, punomoć postaje bezvrijedna, jer punomoćnik nema koga zastupati u obustavljenom postupku.

3. Koji su uslovi za postavljanje privremenog zastupnika?

Ako se radi o hitnom predmetu u kojem se postupak mora provesti, a u tom postupku nije moguće osigurati sudjelovanje stranke, odnosno njenog zakonskog zastupnika, predstavnika ili punomoćnika, organ koji vodi postupak postavit će privremenog zastupnika, i to: a) procesno nesposobnoj stranci koja nema zakonskog zastupnika (a zbog hitnosti predmeta nema mogućnosti da organ starateljstva toj osobi postavi staratelja); b) osobi protiv koje treba poduzeti neku radnju, a čije je boravište nepoznato a ona nema punomoćnika; c) preduzeću, ustanovi ili drugoj pravnoj osobi koja nema zakonskog zastupnika, predstavnika niti punomoćnika; d) svakoj fizičkoj ili pravnoj osobi u slučajevima kada se treba poduzeti neka radnja u postupku koja se ne može odgoditi, a stranku odnosno njenog zakonskog zastupnika ili punomoćnika nije moguće blagovremeno pozvati, odnosno nije moguće osigurati njihov blagovremen dolazak u mjesto gdje treba obaviti određenu radnju postupka.

Za postavljanje privremenog zastupnika bitan uslov je “hitnost predmeta” u kojem se “postupak mora provesti”, a u tom postupku nije moguće osigurati sudjelovanje stranke. Ovi uslovi su kumulativno postavljeni. Ako nisu ispunjeni, organ ne može postaviti stranci privremenog zastupnika, nego je dužan poduzeti sve što je potrebno da se u postupku osigura neposredno sudjelovanje stranke, odnosno njenog zakonskog zastupnika, predstavnika ili punomoćnika. Pod “hitnim predmetom” podrazumjeva se takav upravni predmet koji se odnosi na rješavanje upravne stvari za koju je materijalnim propisom određeno da se mora “hitno” rješavati, kao i upravni predmet za koji sam organ ocijeni da se mora hitno riješiti da bi spriječio nastupanje štetnih posljedica ili da se one zaustave. Pod “postupkom koji se mora provesti” podrazumijeva se odgovarajući ispitni postupak kojeg po službenoj dužnosti mora provesti osoba u cilju utvrđivanja činjenica i okolnosti koje su od značaja za razjašnjenje stvari i (ili) radi davanja strankama mogućnosti da ostvare i zaštite svoja prava i pravne interese. To se naročito odnosi na slučajeve kada se mora održati usmena rasprava. Organ može postaviti privremenog zastupnika i u slučaju potrebe da se preko njega vrši dostava pismena stranci.

4. Određivanje klasifikacijske oznake predmeta i akata

Klasifikacijska oznaka je jedinstvena brojčana oznaka predmeta koja taj predmet označava prema njegovom sadržaju i koja služi za označavanje i grupisanje predmeta po principu da se predmeti iz iste ili slične oblasti svrstavaju u jednu grupu. Prema tome, predmeti i akti se razvrstavaju na klasifikacijske oznake prema sadržini materije koja se u predmetu ili aktu obrađuje. Pravilnikom o kancelarijskom poslovanju u FBiH su klasifikacijske oznake razrađene po materiji i svrstane u odgovarajuće grupe, obilježene dvocifrenim brojevima od 01 do 45.

Razvrstavanje predmeta i akata na klasifikacijske oznake vrši se u odgovarajućim knjigama evidencije, prilikom upisa novoprimljenih predmeta od pošiljatelja (ulazna pošta) odnosno novih predmeta za primatelja (izlazna pošta). Ako se u nekom predmetu ili aktu obrađuje materija koja se odnosi na dvije ili više klasifikacijskih oznaka, razvrstavanje se vrši u onu klasifikacijsku oznaku u koju spada pretežan dio materije.

Prije zavođenja akta u odgovarajuću knjigu evidencije mora se odrediti broj klasifikacione oznake u koju grupu taj akt spada. Određeni broj klasifikacione oznake upisuje se na prvu stranu akta. Ukoliko prilikom obrade predmeta postupajući službenik utvrdi da na aktu nije odgovarajuća klasifikaciona oznaka, odnosno ukoliko se u toku postupka promjeni materija predmeta, zatražiti će od zaposlenika pisarnice promjenu klasifikacione oznake. Ovo traženje postupajući službenik vrši u formi službene zabilješke na omotu predmeta.

5. Određivanje podgrupa za predmete i akte

Organi uprave mogu, ukoliko ocijene da je to nužno radi lakšeg rukovanja i arhiviranja predmeta i akata, u okviru određene klasifikacijske oznake grupe predmeta i akata iz svoje nadležnosti, odrediti podgrupe za iste ili slične predmete i akte koji čine posebnu cjelinu. Podgrupe se određuju tako što se iza broja klasifikacijske oznake dodaje brojčana oznaka u vidu jednocifrenog ili dvocifrenog arapskog broja počev od broja 1, pa 2,3 i dalje kako slijedi. Podgrupe se određuju za predmete i akte koji u okviru klasifikacijske oznake grupe, čine istu vrstu predmeta i akata. Primjera radi, za klasifikacijsku oznaku 08 Sudski predmeti, podgrupe bi mogle biti 08-1 krivični predmeti: 08-2 parnični predmeti; 08-3 vaparnični predmeti itd.

Podgrupe samostalno određuje svaki organ uprave, s tim da se broj podgrupa određuje posebno za svaku klasifikacijsku oznaku, za predmete i akte koji čine samostalnu cjelinu, jer se odnose na iste predmete i akte. Podgrupe se utvrđuje rješenjem o određivanju organizacionih jedinica, odnosno radnih mjesta koja ne pripadaju organizacionim jedinicama ili stalnih radnih tijela kojima se pošta dostavlja u rad, koje donosi rukovodilac organa uprave. Brojčana oznaka podgrupe se, prilikom upisa podataka u odgovarajuću knjigu evidencije ili u prijemni pečat, upisuje u onu rubriku koja je predviđena za brojčanu oznaku klasifikacijske oznake.

6. Faksimil

Faksimil je otisak ili skenirana slika svojeručnog potpisa rukovodioca organa uprave, koji se na službena akta organa uprave stavlja otiskom pečata, odnosno koji se štampa zajedno sa sadržajem koji se potpisuje. Pravo na posjedovanje faksimila ima rukovodilac organa uprave. Rukovodilac organa uprave može koristiti faksimil lično ili može posebnim rješenjem ovlastiti drugo službeno lice za njegovu upotrebu. Ukoliko rukovodilac organa uprave lično koristi faksimil, istovremeno vrši i evidenciju njegove upotrebe. U tom slučaju nije potrebno provoditi proceduru davanja potvrde o pravilnom korištenju faksimila. U ostalim slučajevima faksimil se koristi isključivo za potpisivanje onih akata za čije je potpisivanje rukovodilac organa uprave taksativno ovlastio služeno lice (posebnim rješenjem), i to kada se akt potpisuje u svojstvu rukovodioca organa uprave. Umjesto svojeručnog potpisa se faksimil može koristiti samo u slučajevima kada je propisano da se službeni akti moraju svojeručno potpisati. Za upotrebu faksimila odgovorni su rukovodilac organa uprave i službeno lice koje je ovlašteno za njegovu upotrebu, a čuva ga ga službeno lice koje je ovlašteno za njegovu upotrebu.

Svaka upotreba faksimila od strane ovlaštenog lica se mora evidentirati. Za vođenje ove evidencije zaduženo je službeno lice koje je ovlašteno za upotrebu faksimila, a za praćenje evidencije je zadužen rukovodilac organa uprave. Za potrebe vođenja ove evidencije se uspostavlja Knjiga evidencije upotrebe faksimila, čiji je sastavni dio kopija službenog akta na koji se stavljen faksimil. Kod svake upotrebe faksimila, službeno lice koje je ovlašteno za njegovu upotrebu pored faksimila upisuje i redni broj iz Knjige upotrebe faksimila, a na primjerku akta koji ostaje u organu uprave stavlja i svoj paraf/potpis te napomenu da je na akt stavljen faksimil. Ukoliko se faksimil stavlja na veći broj akata u okviru istog predmeta, onda se upotreba faksimila evidentira u vidu službene zabilješke, koja sadrži broj akata na koje je stavljen faksimil i koju obavezno potpisuje rukovodilac organa uprave. Ukoliko rukovodilac organa uprave lično koristi faksimil, upotreba faksimila se posebno ne evidentira, ali je rukovodilac organa uprave dužan da stavi svoj paraf/potpis na primjerak akta koji ostaje u organu.

Pravilnost upotrebe faksimila rukovodilac organa uprave provjerava namanje jedanput mjesečno, kojom prilikom daje saglasnost na službene akte na koje je stavljen faksimil, što potvrđuje svojim potpisom u Knjizi upotrebe faksimila. U slučaju da rukovodilac organa uprave, prilikom provjere pravilnosti upotrebe faksimila, utvrdi da se isti ne koristi na odgovarajući način ili nije saglasan sa nekim od akata na koje je stavljen faksimil, ukinut će pravo na upotrebu faksimila službenom licu koje je ovlašteno za njegovu upotrebu.

Istovremeno će poništiti i sve akte na koje je stavljen faksimil. Lice ovlašteno za upotrebu pečata organa uprave, prije svake upotrebe tog pečata provjerava da li je faksimil pravilno stavljen na službeni akt. Naročito provjerava da li je uz otisak faksimila stavljen redni broj iz Knjige upotrebe faksimila, odnosno da li se na primjerku akta koji ostaje u organu nalazi paraf/potpis i napomena da je na službeni akt stavljen faksimil. U slučaju da navedene pretpostavke nisu ispunjene, lice ovlašteno za upotrebu pečata organa uprave neće na službeni akt koji sadrži faksimil staviti pečat organa uprave. Istovremeno će navedeni slučaj prijaviti rukovodiocu organa uprave.
Kada je riječ o izradi faksimila, isti se izrađuje na osnovu odluke o izradi faksimila, koju donosi rukovodilac organa uprave. Primjerak ove odluke i otisak faksimila se u roku od 15 dana od dana izrade faksimila dostavljaju Federalnom ministarstvu pravde, odnosno kantonalnom ministarstvu nadležnom za poslove uprave koji vode Knjigu evidencije o izrađenim faksimilima u federalnim organima uprave, odnosno kantonalnim, gradskim i općinskim organima uprave.

7. Način dostave pismena?

Način dostave pismena, uređen je djelimično odredbama Pravilnika o kancelarijskom poslovanju u FBiH („Sl.novine FBiH“, br. 96/19) i to u smislu dostave putem kurira ili poštanske službe, za koje su predviđene posebne knjige evidencije. Međutim, potpuno jasno i nedvosmisleno je ovo pitanje uređeno odredbama od 80. do 96. Zakona o upravnom postupku FBiH („Sl.novine FBiH“, br. 2/98 i 48/99). Smatramo da su navedene odredbe vrlo jasne i da ne stvaraju nedoumice u praktičnoj primjeni.

8. Da li se po zahtjevu koji je dostavljen putem meila može izdati Izvod iz matične knjige rođenih?

Po trenutno važećem zakonodavstvu, elektronska (digitalna) komunikacija između organa i stranaka nije pravilna, a posebno u smislu podnošenja zahtjeva kojim se pokreće upravni postupak. Sve dok se ne usvoje izmjene i dopune Zakona o o upravnom postupku FBiH i Zakona o elektronskom potpisu, te pratećih podzakonskih propisa, ovakav vid komunikacije izlazi iz okvira dozovljenog.

9. Može li osoba koja nije ovlaštena primiti zahtjev?

Pošta kod subjekata javnog prava se prima u pisarnici, a njen prijem vrše ovlašteni zaposlenici pisarnice.

10. Način prijema lične pošte?

Lična pošta (pošta koja glasi na ime zaposlenika) se prima isključivo putem pomoćne knjige odnosno Knjige za osobnu poštu. U toj situaciji, nakon njenog otvaranja, ukoliko ustanovi da se primljena pošta odnosi na subjekt javnog prava, zaposlenik koji je primio i otovorio takvu poštu, dužan je odmah istu vratiti u pisarnicu kako bi se ista zavela u odgovarajuću knjigu evidencije.

11. Pojašnjenje internog nadzora nad vršenjem kancelarijskog poslovanja?

Odredbama iz člana 97. stav (1) Pravilnika o kancelarijskom poslovanju u FBiH propisana je obaveza svih subjekata javnog prava da jednom godišnje vrše svoj unutrašnji nadzor nad pravilnošću vršenja kancelarijskog poslovanja, i to na takav način da su rukovodioci tih subjekata dužni po isteku kalendarske godine formirati komisiju koja će izvršiti kontrolu pravilnosti vršenja kancelarijskog poslovanja iz nadležnosti tih organa u skladu s propisima o kancelarijskom poslovanju, i to u svakom njegovom segmentu.

12. Ko zaprima zahtjeve za radna mjesta koja nisu popunjena kao npr. Građevinski inspektor?

Odgovor na ovo pitanje je identičan kao u odgovoru br. 9.

13. Ko na omotu predmeta popunjava akta koja su dostavljena uz zahtjev stranke?

Omot predmeta prilikom njegovog formiranja popunjava ovlašteni zaposlenik pisarnice, i to sve akte i dokumente koji su dostavljeni uz zahtjev. Kasnije primljene akte, odnosno izrađene akte tokom postupka pred subjektom javnog prava, popunjava postupajući službenik koji radi na predmetu.

14. Zašto su u Federaciji Bosne i Hercegovine paralelno u primjeni i Uredba o kancelarijskom poslovanju organa uprave i službi za upravu u F BiH („Službene novine F BiH“ br. 20/98) koju je donijela Vlada F BiH i Uputstvo o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u organima uprave i službama za upravu u F BiH („Službene novine F BiH“ br. 30/98, 49/98 i 5/00) i „novi“ Pravilnik o kancelarijskom poslovanju u F BiH (“Službene novine FBiH”, br.73/19 od 04.10.2019.godine)

Stupanjem na snagu Zakona o organizaciji organa uprave u FBiH („Sl.novine FBiH“, br. 35/05) prestao je da važi Zakon o upravi („Sl.novine FBiH“, br. 28/97 i 26/02), na koji način je prestalo i postojanje pravnog osnova Uredbe o kancelarijskom poslovanju organa uprave i službi za upravu u F BiH („Službene novine F BiH“ br. 20/98) i Uputstva o načinu vršenja kancelarijskog poslovanja u organima uprave i službama za upravu u F BiH („Službene novine F BiH“ br. 30/98, 49/98 i 5/00). Na taj način, oni se više i ne primjenjuju, tako da je danas samo na snazi Pravilnik o kancelarijskom poslovanju u F BiH (“Službene novine FBiH”, br. 96/19) koji uređuje predmetnu oblast.

15. Odvojeno kancelarijsko i arhivsko poslovanje

Pretpostavljamo da se radi o dilemi kada je u pitanju istovremena primjena propisa koji uređuju arhivsko poslovanje, kao jedan poseban segment poslovanja organa uprave. U tom smislu, ističemo da je na snazi Zakon o arhivskoj građi FBiH (“Službene novine FBiH”, br. 45/02), kao i Uredba o organizovanju i načinu vršenja arhivskih poslova u organima uprave i službama za upravu u Federaciji Bosne i Hercegovine („Službene novine Federacije BiH", br. 22/03) te Uredba o organizovanju i načinu vršenja arhivskih poslova u pravnim licima u Federaciji Bosne i Hercegovine („Službene novine Federacije BiH", br. 12/03). U pogledu način arhiviranja predmeta i njihovog čuvanja, ovi propisi su od ključnog značaja i primjenjuju se na cijeloj teritoriji FBiH.

16. Novine u odnosu na Uredbu o kancelarijskom poslovanju organa uprave i službi za upravu u Federaciji Bosne i Hercegovine

Nova pravna rješenja prema odredbama Pravilnika o kancelarijskom poslovanju u F BiH su:

- smanjenje broja klasifikacijskih oznaka sa 49 na 45
(odbrana, ombudsman i carine su ukinuti; organizacija i rad tijela za prekršaje su spojeni sa sudovima;),
- uređeno pitanje izrade i korištenja faksimila,
- izmjene odredaba o evidenciji za akte sa oznakom tajnosti u smislu Zakona o zaštiti tajnih podataka BiH („Sl.glasnik BiH“, br. 54/05 i 12/09),
- uvođenje mogućnosti elektronske (digitalne) komunikacije između organa uprave i stranaka u postupku, te u vezi s tim i uređeno pitanje rukovanja i evidencija akata u digitalnom obliku.

17. Organizacija vršenja kancelarijskog poslovanja

Ovo pitanje je postavljeno preširoko i na isti nije moguće odgovoriti na ovakav način. Prezentacija odredaba Pravilnika o kancelarijskom poslovanju u FBiH sa radionice održane 22.09.2020. godine u općini Hadžići i objašnjenja pojedinih pravnih instituta daju odgovor na ovo pitanje.

18. Molimo pojašnjenje o advokatskim punomoćima - gdje je tačno definisana njihova upotreba, važenje i sl.? U praksi su česte advokatske punomoći bez generalija stranke, samo potpis (često nečitak), da li su takve punomoći valjane. Npr. u postupcima povodom matičnih knjiga jasno je definisano koje elemente punomoć mora imati (JMB i sl.) i tu postoji osnov da se punomoć ne prihvati. Šta je sa ostalim postupcima? isto pitanje sa dodatkom - čest je problem identifikacije stranke koju zastupa punomoćnik - identifikacija je nemoguća samo na osnovu potpisa čak i ako su sve generalije stranke navedene na punomoći, tj. organ opravdano sumnja da stranka fizički nije potpisala punomoć jer se stranka nalazi u inozemstvu duži vremenski period?

Odredbama ZUP propisano je da na ona pitanja u vezi sa punomoći koja nisu uređena odredbama ZUP-a shodno se primjenjuju odgovarajuće odredbe ZPP. ZPP govori o punomoćnicima i punomoći, navodeći i specifičnosti advokatske punomoć. Tako npr. odredbom čl. 302. ZPP propisuje se da radnje u postupku što ih poduzima punomoćnik u granicama punomoći imaju isti pravni učinak kao da ih je poduzela sama stranka, dok je u čl. 305. ZPP propisano da ukoliko u advokatskoj punomoći nisu pobliže određena ovlaštenja, advokat je ovlašten na temelju takve punomoći: (1) obavljati sve radnje u postupku (osobito podnijeti tužbu, povući je, dati odgovor na tužbu, priznati tužbeni zahtjev ili se odreći tužbenog zahtjeva, zaključiti nagodbu, podnijeti pravni lijek i odreći se ili odustati od njega, te zahtijevati izdavanje mjera osiguranja); (2) stavljati zahtjev za izvršenje ili osiguranje i poduzimati potrebne radnje u postupku, u povodu takvog zahtjeva; (3) od protivne stranke primiti dosuđene troškove; (4) pismeno ovlastiti drugog advokata na poduzimanje samo pojedinih radnji u postupku, osim zastupanja na glavnoj raspravi. Sama forma punomoći nije propisana, ali je nesporno da mora biti jasno koje je lice dalo punomoć i za koje radnje.

19. Kada pismena osoba daje punomoć drugoj osobi koja nije advokat, trebaju li dva svjedoka prilikom ovjere punomoći ili je dovoljan da se ovjeri samo potpis pismene osobe koja daje punomoć?

U ovom slučaju nije potrebno da postoje svjedoci, svjedoci su potrebni samo kod lica koje nije pismeno ili nije u stanju da potpiše punomoć. U ostalim slučajevima dovoljna je i punomoć izdata u obliku privatne isprave (bez ovjere), a ukoliko organ posunja u njenu istinitost može tražiti ovjerenu punomoć.

20. Ima li iko informacije kada ćemo implementirati izmjene i dopune ZUP-a sa nivoa BiH u naš ZUP ?

Nažalost, dugo vremena nisu izvršene prijeko potrebne izmjene ZUP-a FBiH, što stvara značajne probleme u praksi, kako građanima tako i organima. Tačno je da je na nivou BiH bilo određenih izmjena koje su djelimično poboljšale situaciju, ali to još uvijek nije dovoljno. Potrebne su temeljite reforme Zup-ova. Naime od 2009. godine do 2016. godine sve zemlje regiona (Hrvatska, Crna Gora, Makedonija, Albanija, Srbija i Kosovo) su izvršile manje-više slične reforme svojih ZUP-ova, jedino još BiH (na sva četiri upravna nivoa) nije otpočela taj proces.

21. Ko može biti privremeni zastupnik, bliži srodnik ili…??

Privremeni zastupnik može biti svako fizičko poslovno sposobno lice, odnosno lice koje ima procesnu sposobnost. U pravilu je bolje da se kao privremeni zastupnik imenuje bliži srodnik, zbog pretpostavke da će isti bolje štiti interese stranke, ali to nije nužno.

22. Prilikom ishođenja odobrenja za ograđivanje parcele sukladno Zakonu o građenju moraju li se uključiti vlasnici susjednih parcela kao stranke u postupku?

Prema praksi Vrhovnog suda SRBiH, U-236/91 od 28.03.1991. godine u jednom sličnom slučaju zaključeno je: „Pitanje stranačkog svojstva susjeda i drugih osoba u postupku prbavljanja odobrenja za građenje ne cijeni se samo prema odredbama Zakona o općem upravnom postupku već i po odredbama Zakona o prostornom uređenju, kao posebnog zakona, kojim su bliže uređena pojedina pitanja upravnog postupka koja se odnose na pribavljanje tog odobrenja.“ Dakle, ako je Zakonom o građenju propisano da navedena lica moraju biti stranke kao takvima im se i daje status. Ukoliko nije tako propisano onda oni nemaju svojstvo stranke, ali ukoliko cijene da bi gradnjom bila povrijeđena njihova prava ili pravni interesi onda im se, na njihov zahtjev, može dati svojstvo zainteresovanog lica.

23. Koja su prava advokata kao punomoćnika ili privremenog zastupnika licu nepoznatog boravišta u pogledu naknade i nagrade za rad advokata?

Advokat kao punomoćnik ima pravo na naknadu i nagradu od strane stranke u skladu sa važećom Advokatskom tarifom. To iz razloga jer mu je takvu punomoć dala stranka i taj odnos je uspostavljen između njih. U pogledu privremenog zastupnika položaj advokata se ne razlikuje od položaja svih drugih lica koja mogu biti privremeni zastupnici.

24. Možete li navesti primjer iz prakse kada se postupak nastavlja iako je nastupila smrt stranke (napominjem da postoji punomoćnik od samog početka postupka)?

Uglavnom se radi o upravnim postupcima u vezi sa imovnskim pravima. Jedan od primjera je deeksproprijacija, kada nasljednici stranke koja je umrla imaju pravo da nastave takav postupak iz razloga što se radi o upravnoj stvari u kojoj se riješava o pravu stranke koje prelazi na nasljednike.

25. Da li stručnim pomagačem smatra knjigovođa koji se bez svog klijenta pojavljuje kod tijela koje vodi postupak, čime dokazuje da je u pitanju njegov klijent. Treba li u tom slučaju ponomoć ?

Stručni pomagač nije niti zastupnik niti punomoćnik stranke i on nema nikakvu procesnu ulogu. On se ne može „pojavljivati“ pred organom samostalno, nego samo kao pratnja i podrška stranci. Ukoliko ima punomoć, onda se ne radi o stručnom pomagaču nego punomoćniku i onda on može vršiti procesne radnje.

26. Drugostepeni postupak, dokazno sredstvo - uvjerenje koje ima snagu javne isprave, stranka posjeduje to uvjerenje, međutim prvostepeni organ u svom izjašnjenju tvrdi da je to uvjerenje greškom izdao i da je ono nevažeče. Pitanje: koji je ispravan put poništenja uvjerenja od strane organa koji ga je izdao? (dakle tvrdi da je službenik greškom izdao takvo uvjerenje)

U skladu sa pravilima ZUP-a dopušteno je dokazivati da su u javnoj ispravi neistinito utvrđene činjenice ili da je isprava nepravilno sastavljena. To se može utvrđivati tokom cijelog postupka, pa i u žalbenom postupku. To se može izvršiti na dva načina: u konkretnom upravnom postupku, u kojem se može utvrditi, na osnovu drugih dokaza (uključujući i novu javnu ispravu drugačijeg sadržaja) i tada ta oborivost važi samo u konkretnom slučaju, nije dovedena egzistencija takve javne isprave prema svima. Ukoliko se želi takvu javnu ispravu općenito poništiti onda se pokreće vanparnični postupak pred nadležnim sudom.

27. Kada se rješenjem stranci naređuje da otkloni nedostake u roku od 15 dana i ona ne učini ono što je od nje traženo, već dostavi neku drugu potvrdu koja ne dokazuje to što smo mi naredili Rješenjem. Šta i kako riješiti taj predmet?

Ukoliko je stranci naloženo određeno postupanje pa ona umjesto naloženog dokaza dostavi neki drugi, a ne onaj koji je tražen onda stranka nije postupila po nalogu. U tom slučaju organ će poduzeti aktivnosti kao da stranka nije postupila.

28. Ako jedan inspektor vodi postupak protiv stranke i izrekne rjesenjem privremenu zabranu necega, a drugi inspektor po istom materijalnom zakonu zatekne to lice ili subjekat nadzora u napostupanju po rjesneju od recimo kolege....da li ce se pokrenuti novi postupak po istom prekrsaju ili ce inspektor saciniti zabiljesku i proslijediti drugom inspektoru na postupanje....

Ukoliko je drugi inspektor kojem je poznato da je određenoj stranci naložena određena upravna mjera utvrdio da ta stranka (nakon isteka paricionog roka) postupa suprotno naloženoj mjeri može stranci nezavisno izdati prekršajni nalog. U pogledu drugih upravnih mjera (npr. obustava rada i sl.) može postupati samostalno, a može o tome obavjestiti i inspektora koji je prvi postupao.

29. Da li se smatra kao relevantan dokaz da stranka obavlja neku djelatnost, ako se isti oglašava na internetu, na primjer reklama na you.tube, olx.ba

U upravnom postupku se mogu koristiti svi dokazi koji ma se nesporno može utvrditi relevantno činjenično stanje. Dakle, u određenim postupcima, kao dokaz obavljanja neke privredne djelatnosti mogao bi se uzeti i oglašavanje na web-stranicama, društvenim mrežama i sl.

30. Da li možemo ako je stranka promijenila adresu, te ako je protekao duži vremenski period da se nije obratila organu vezano za podneseni zahtjev, predmet završiti službenom zabilješkom?

Upravni postupak se ne može okončati službenom zabilješkom, nego upravnim aktom. I u takvim situacijama organ donosi upravni akt i o njemu obavještava stranku. Ukoliko stranka nije poznata na adresi primjenjuju se pravila dostavljanja propisana ZUP-om.

31. Da li osoba koja je ponijala zahtjev za inspekcijski nadzor (građevinska inspekcija) ima pravo na prigovor na zapisnik građevinskog inspektora? inpektor je utvrdio da susjedna građevina me prouzrokuje klizište na građevini podnositelja zahtjeva?ako da koji je rok za podnošenje prihovora?

Prigovor na rad službenika nije propisan kao posebno pravno sredstvo u ZUP-u te u tom smislu ne mogu se direktno primijeniti pravila ZUP-a. Obzirom na činjenicu da je u inspekcijskom nadzoru stranka prevashodno subjekt nadzora treća lica nema svojstvo stranke, ali bi u određenim slučajevima kao zainteresovano lice mogla rukovodiocu organa podnijeti prigovor, kao inicijativu za kontrolu rada inspektora, a ne kao procesnopravni instrument osporavanja zapisnika. S obzirom da se ne radi o procesnopravnom postupanju ne postoje ni zakonski rokovi, ali bi se prigovor mogao razmatrati ukoliko je podnesen u razumnom roku.

32. Molim za odgovor, dakle član 206. stav (4) ako se rješenjem nalaže izvršenje kakve radnje i ukoliko to se ne izvrši kakve su sankcije i da li možemo mi kao organ okončati taj upravni postupak. ili kako ćemo to riješiti?

Odredbom člana 206. stav (4) ZUP-a propisano je da ukoliko se rješenjem nalaže izvršenje kakve radnje u dispozitivu će se odrediti i rok u kojem se ta radnja ima izvršiti, a što je u vezi sa članom 97. ZUP-a. Određivanje roka u kojem je stranka dužna izvršiti neku obavezu koja joj se nalaže rješenjem ne predstavlja stvar slobodne ocjene nadležnog organa nego se dužina roka određuje u odnosu na prirodu stvari i obim obaveze. Ukoliko se u ostavljenom roku ne postupi po dispozitivu rješenja primjenjuju se odredbe ZPU-a koje govore o izvršenju upravnih akata.

33. Molim komentar: vrlo često imamo situaciju da drugostepeni organ, postupajući po žalbi, samo poništi Istepeno rješenje bez upućivanja na radnje koje bi prvostepeni organ trebalo da izvrši kako bi upotpunio postupak.

Također, često imamo situaciju da odbija zahtjev stranke zbog nenadležnosti a istovremeno ne upućuje stranku na organ koji je nadležan a niti dostavlja predmet stvarno nadležnom organu

Članom 239. Zakona o upravnom postupku je propisano da će drugostepeni organ, onda kada utvrdi da će nedostatke prvostepenog postupka brže i ekonomičnije otkloniti prvostepeni organ, svojim rješenjem poništiti prvostepeno rješenje i vratiti predmet prvostepenom organu na ponovni postupak. Dalje je propisano da je tom slučaju drugostepeni organ dužan da svojim rješenjem ukaže prvostepenom organu u kom pogledu treba upotpuniti postupak, a prvostepeni organ je dužan u svemu da postupi po drugostepenom rješenju i bez odgađanja, a najkasnije u roku od 15 dana od dana prijema predmeta, da donese novo rješenje. Dakle, dužnost je drugostepenog organa da prvostepenom organu ukaže šta treba upotpuniti u postupku.

U slučaju nenadležnosti – nenadležni organ koji je dobio podnesak a kojem je poznato koji je organ nadležan za njegov prijem, šalje podnesak bez odlaganja nadležnom organu i o tome obavještava stranku. Ukoliko, međutim, ne može da utvrdi koji je organ nadležan za rad po podnesku, donosi bez odlaganja zaključak kojim odbacuje podnesak zbog nenadležnosti i taj zaključak odmah dostavlja stranci.

34. Da li se stranka može izjavom odreći prava na žalbu?

Eventualno odricanje stranke u toku postupka od prava na žalbu nema pravnog značaja, jer ZUP ne dopušta takvu mogućnost.

35. Šta drugostepeni organ moze i treba uraditi ukoliko prvostepeni organ uopce ne postupi po rjesenju drugostepenog organa?

Članom 240. Zakona o upravnom postupku je, između ostalog, propisano da će drugostepeni organ, ako utvrdi da je u istoj upravnoj stvari već jednom poništeno prvostepeno rješenje, a posebno ako prvostepeni organ nije u svemu postupio po drugostepenom rješenju - svojim rješenjem poništiti prvostepeno rješenje i sam riješiti stvar.

36. Tko rješava sukob nadležnosti između općinske i županijske inspekcije?

Zakon o upravnom postupku izričito ne precizira navedenu nadležnost. No, nalognom promjenom odredbi Zakona o upravnom postupku može se zaključiti da je riječ o najvišem sudu kantona.

37. Kada drugostepeni organ poništi rješenje i naloži ponovni postupak i tačno definiše sta raditi, ako prvostepeni organ odluči da opet odbije stranku- pod istim obrazloženjem, jer nema novih činjenica, pitanje je dali prvostepeni organ mora poštovati odluku drugostepenog i šta ako opet odbije stranku?

Smisao i cilj odredbe da je prvostepeni organ „u svemu dužan postupiti“ prema uputi drugostepenog organa znači da je prvostepeni organ dužan shvatiti, prihvatiti i pridržavati se tih uputa. Ako je tim uputama određeno da prvostepeni organ u ponovnom postupku treba izvesti određene dokaze, prvostepeni organ je dužan izvesti baš te dokaze. Praksa da se prvostepeni organ ne pridržava uputa drugostepenog organa je protivna cilju i smislu navedene odredbe, kao i načelu efikasnosti. Za navedeno su, u skladu sa članom 293. ZUP-a, odgovorni rukovodioci organa uprave.
Nadalje je članom 298. stav (1) tačka 11) predviđena prekršajna kazna za slučaj da se u svemu ne postupi po drugostepenom rješenju, kao i za slučaj da se ne postupi po traženju drugostepenog organa, te će se u takvim slučajevima prekršajno kazniti novčanom kaznom od 2.000 do 8.000 KM institucija koja ima javna ovlaštenja, te kaznom od 300 do 1.200 KM i odgovorna osoba u instituciji koja ima javna ovlaštenja, kao i odgovorna osoba u organu uprave, odnosno u službi za upravu.

38. Služba je stranci izdala građevinsku dozvolu. Nakon pola godine,stranka kaže da odustaje od gradnje tog objekta i da će praviti drugi objekt. Da li treba donijeti neki akt kojim ta građevinska dozvola prestaje važiti?

Stranci je pravosnažnim rješenjem dato neko pravo, a na stranci da odluči da li će disponirati tim pravom ili ne. Stoga izdatu dozvolu nije nužno poništavati.

39. Obzirom da radim na poslovima upravnog rješavanja iz oblasti matičnih knjiga članom 71 stav 3 Zakona o MK F BiH koji kaže " Stranka se može odreći prava na žalbu iz stava 1 ovog člana od trenutka prijema rješenja ili zaključka koji se donosi po ovom zakonu. Odricanje se daje na zapisnik kod organa koji je donio taj akt ili posebnim podneskom" Koji zakon se u ovom slučaju primjenjuje Zakon o upravnom postupku ili postupati po Zakonu o MK..Nama je kazano da smo dužni primjenjivati Zakon o MK i dati mogućnost stranci u postupku da se odrekne prava na žalbu..

Zakonom o matičnim knjigama su u navedenoj oblasti pravila postupka regulisana na poseban način (odnos općeg i posebnog upravnog postupka). Stoga je u konkretnom slučaju potrebno primjeniti odgovarajuću odredbu Zakona o MK, kojom je predviđena mogućnost odricanja od prava na žalbu.

40. Komisija je izvršila procjenu i sačinila zapisnik, nakon čega je stranka uložila prigovor na isti. Dužnost komisije je bila da se izjasni i kompletnu dokumentaciju dostavi poreznoj upravi, Da li je izjašnjenje komisije bilo potrebno dostaviti i stranci iako pravilnikom o radu komisije to nije predviđeno?

Ukoliko je postupanje Komisije regulisano podzakonskim propisima (pravilnik) potrebno je postupiti na način predviđen istim. Preciznije, izjašnjenje se dostavlja na način utvrđen propisom.

41. Zahtjev za priznavanje prava vlasništva podnosi stranka (odvjetnik po struci) osobno na prijemnom šalteru kod službenika i želi ga podnijeti građevinskoj inspekciji. Službenik ga upozorava da inspekcija nije nadležna za rad po tom podnesku i upućuje ga na nadležnu Službu. Stranka inzistira da se podnesak podnese na inspekciju te službenik za prijem zavodi podnesak i na njega stavlja zabilješku o upozorenju stranke. Inspektor zaprimljeni podnesak prosljeđuje nadležnoj Službi na rješavanje ali Služba odbija primiti podnesak. PITANJE: Smije li služba odbiti prijem tog podneska i ako ne smije kakve su sankcije za to što je odbila prijem podneska.

Ukoliko se radi o dva različita pravna subjekta - u skladu sa članom 65. Zakona o upravnom postupku je organ nadležan za prijem podneska dužan da primi podnesak koji mu se predaje. Ta obaveza organa odnosi se jednako na sve podneske bez obzira ko je podnositelj i kakav će imati položaj kada se podnesak uzme u rad.
Čini se prekršaj ako se odbije prijem podneska – član 298. stav 1. tačka 2., pa će se u ovom slučaju kazniti za prekršaj novčanom kaznom od 2.000 do 8.000 KM institucija koja ima javna ovlaštenja, te kaznom od 300 do 1.200 KM i odgovorna osoba u instituciji koja ima javna ovlaštenja, kao i odgovorna osoba u organu uprave, odnosno u službi za upravu.
Ukoliko se radi o jednom subjektu (npr. općina) u okviru kojeg su i služba i inspektorat, ovlašteni službenici (inspektorat i služba) mogu disciplinski odgovarati.

42. Ukoliko rješenja nisu dostavljena stranci iz razloga više sile (požar), a stranka traži prepis tog istog rješenja

Tek od trenutka pravilno izvršenog dostavljanja pismena stranci ili drugoj osobi počinje teći određeno pravno djelovanje pismena prema njima i pravne posljedice koje iz njega proizilaze. Pravilno dostavljanje je ono koje je izvršeno prema odredbama ZUP-a ili drugog zakona. Pismeno koje nije na uredan način dostavljeno stranci ne može se smatrati urednom dostavom i zbog toga ne može prema njoj imati neki pravni učinak, niti se od nje može očekivati da postupi prema pismenu.

43. Kako vršiti pozivanje i uručivanje pismena (poziva, rješenja i dr. upravnih akata)licima koja imaju dvojno državljanstvo, a svoje pravo u upravnom postupku u nekoj upravnoj stvari su ostvarili u raniijem periodu (periodu prije sticanja dvojnog državljanstva) ili u situacijama gdje je stranka izgubila državljanstvo BiH, (bilo odricanjem, otpustom ili na drugi način), a Ministarstvo pravde BiH ili Ambasada ili Konzulat ukoliko je postupak vođen pred tim organima, nije dostavilo rješenje ili drugi upravni akt o prestanku državljanstva, a stranka je već imala zabilježene činjenice registracije predmeta i sl.kao i u situacijama gdje organ po službenoj dužnosti provodi upravnii postupak utvrđivanja činjenica i okolnosti za predmete o kojima organ vodi službene evidencije, a na ranije poznatoj adresi u BiH, stranka je nedostupna, a što konstatovano PTT dostavljača, a eventualno pronađeni predmeti se nalaze kod organa.

Članom 88. stav 4. Zakona o upravnom postupku je propisano da će se stranka ili njen zakonski zastupnik koji se nalaze u inostranstvu, a koji nemaju punomoćnika u Federaciji, pozvati pri dostavljanju prvog pismena da u određenom roku postave punomoćnika ili punomoćnika za primanje pismena. Također će se upozoriti da će im se, ako u ostavljenom roku ne postave punomoćnika, postaviti po službenoj dužnosti punomoćnik za primanje pismena, odnosno privremeni zastupnik.
Također je članom 54. stav 1. Zakona o upravnom postupku regulisano da će organ, u slučaju kada se neka radnja ima poduzeti protiv osobe čije je boravište nepoznato, a koja nema punomoćnika, postaviti takvoj stranci privremenog zastupnika, ako to traži hitnost predmeta, a postupak se mora provesti. Organ koji vodi postupak odmah će objaviti svoj zaključak na oglasnoj ploči ili na drugi uobičajeni način.

44. Inspektor izdao rješenje o rušenju objekta koji ugrožava sigurnost ljudi i saobraćaja. Isti je rješenje postavio na objekat ali s obzirom da mu nije poznat vlasnik, isti je naložio NN osobi da izvrši rješenje. Zainteresirana stranka koja je vlasnik objekta uoči rješenje na istom, ta nas zanima od kada se smatra da je osoba zaprimila rješenje.

U skladu sa članom 96. Zakona o upravnom postupku je organ o čijem se pismenu radi dužan provesti ispitni postupak radi utvrđivanja tih činjenica. Smatrat će se da je dostavljanje izvršeno onog datuma za koji se u tom postupku utvrdi da je osoba kojoj je pismeno namjenjeno stvarno dobila to pismeno npr. onog dana kada izjavi da ga je primila isl.
No, ako se ne može pouzdano utvrditi da je stranka primila pismeno, treba smatrati da dostavljanje nije obavljeno, pa pismeno treba ponovo uručiti stranci, od kada počinju teći rokovi.

45. Kako postupiti u slučaju kad stranka (vozač)odbija provođenje inspekcijskog nadzora prilikom kontrole autobusa i ako je osnovana sumnja u tehničku ispravnost vozila, odnosno da postoji opasnost od ugrožavanja putnika i drugih učesnika u saobraćaju. Postupajući inspektor nalogom šalje na vanredni tehnički pregled vozilo i stranka odbija da ode na vanredni tehnički pregled. Postupajući inspektor ima samo zakonsku upravnu mjeru privremene zabrane korištenja vozila u prijevozu putnika. Vozač odbija prijem zapisnika i naloga o upučivanju na vanredni tehnički pregled, ima primjedbe na sve i odbija saradnju. Odgovorno lice nalazi se u drugom gradu ili kantonu i isto odbija saradnju. Kako adekvatno postupiti kod adekvatnog provođenja upravnog postupka, a postoji indicija ugorožavanja sigurnosti prometa.

Ukoliko je stranci naloženo neko postupanje, a ona odbija postupiti po naloženom onda će organ poduzeti druge aktivnosti, koje su mu na raspolaganju. U konkretnom je potrebo voditi računa o pravnom standardu javnog interesa, te u cilju zaštite istog, iskoristiti sredstvo koje je na raspolaganju (upravnu mjeru privremene zabrane korištenja vozila u prijevozu putnika dok se ne otklone sumnje u tehničku ispravnost vozila). Takođe, u konkretnoj situaciji s obzirom da postoji osnovana sumnja u ugrožovanje ljudi i imovine inspektor bi trebao kontaktirati nadležnu policiju.

46. Molila bih da navedete koje su to konkretno situacije u kojima se oglašava na oglasnu ploču.

a) Dostavljanje javnim priopćenjem – član 92. Zakona o upravnom postupku;
b) Dostavljanje u slučaju promjene stana – član 94. Zakona o upravnom postupku;
c) Postavljanje privremenog zastupnika osobi čije je boravište nepoznato – član 54. Zakona o upravnom postupku

47. Prvostepeni organ Ispostava Porezne uprave u jednoj općini je zahtjev odbila zaključkom na koji je uložena žalba, koju je prvostepeni organ uputio drugostepenom organu Federalnom Ministarstvu finansija, koji nikada nije postupio po žalbi.
Nakon više urgencija drugostepeni organ ni do današnjeg dana nije postupio po žalbi. Kakva je odgovornost drugostepenog organa o navedenom slučaju nepostupanja po žalbi niti je žalba odbačena niti je postupano po njoj

U skladu sa članom 244. Zakona o upravnom postupku se rješenje o žalbi mora donijeti i dostaviti stranci što prije, a najkasnije u roku od 30 dana računajući od dana predaje žalbe, ako posebnim propisom nije određen kraći rok.

Članom 298. stav (1) tačka 13) predviđena je prekršajna kazna za slučaj da se rješenje po žalbi ne donese u propisanom roku, te će se u takvom slučaju prekršajno kazniti novčanom kaznom od 2.000 do 8.000 KM institucija koja ima javna ovlaštenja, te kaznom od 300 do 1.200 KM i odgovorna osoba u instituciji koja ima javna ovlaštenja, kao i odgovorna osoba u organu uprave, odnosno u službi za upravu.

Ujedno postoji mogućnost podnošenja prijave nadležnoj Upravnoj inspekciji.

48. Rješenje o uklanjanju je doneseno, iza njega zaključak o dozvoli izvršenja rješenja, zaključak o opomeni, a na kraju proslijeđeno nadležnima za izvršenje rješenja administrativnim putem. U roku pet godina izvršenje rješenja nije provedeno! Nakon pet godina podnosilac inicijative opet traži od inspektora inspekcijski pregled istoga! Što učiniti?

Ukoliko je u istoj stvari postupak već vođen i okončan donošenjem pravosnažnog rješenja onda doneseno rješenje vezuje donosioca, na način da on o toj upravnoj stvari ne može ponovo odlučivati, osim kada je to dopušteno zakonom (vanredni pravni lijekovi).